Mit der App „voize“ vom gleichnamigen Start-up spart jeder Pflegemitarbeiter carpe diem pro Schicht 20 bis 30 Minuten Zeit für Dokumentation – von heute auf morgen. Wie geht das – und wem nutzt es?
Die Zeiten, in der sich das Pflegepersonal wichtige Daten für die Dokumentation auf dem Unterarm schrieb, um sie in der Pause oder am Schichtende in den PC zu übertragen, sind bei carpe diem vorbei. Zumindest bald, wenn alle Pflegeeinrichtungen mit der neuen App „voize“ ausgestattet sind. 2.400 Pflegeplätze an 35 Standorten bietet die Gesellschaft, die ihren Sitz im bergischen Wermelskirchen hat. Erst im Januar begann das erste Haus mit dem Einsatz der App, die auf künstliche Intelligenz zurückgreift. Rückmeldungen gab es schon kurz danach. Zum Beispiel diese: „Ich arbeite seit sechs Jahren bei euch, und das ist das Beste, was mir in meiner Laufbahn hier passiert ist.“
Liebe auf den zweiten Blick
Marc Urban ist Leiter für strategische IT in der carpe diem-Gruppe, zuständig für alle Standorte. Das Start-up voize verfolgte er bereits länger. „Anfänglich habe ich das etwas kritisch gesehen“, sagt er. „Eine zusätzliche Software von einem Drittanbieter, neue Endgeräte, Kosten für Lizenz und Schnittstellen, Skepsis des Pflegepersonals gegen Neues.“ carpe diem verwendet zur Dokumentation das Standardmodul für die Branche Vivendi. „Es hat den kompletten Bauchladen, den wir brauchen“, sagt Urban. „Aber die Datenerfassung braucht viel Zeit, und zwar von Jahr zu Jahr immer mehr. Zeit, die für die Pflege der Bewohner verloren geht.“
Die carpe diem Gesellschaft besteht seit 1998 und hat heute ihren Sitz in Wermelskirchen. Mittlerweile betreibt carpe diem 35 Einrichtungen in ganz Deutschland und verfügt über ca. 2.400 stationäre Pflegeplätze, ca. 1.100 betreute Wohnungen, Tagespflegeeinrichtungen mit ca. 500 Plätzen und 2.500 ambulante Kunden. Dazu kommen solitäre Kurzzeitpflege, mobile Mahlzeiten- und Wäschedienste und eigene gastronomische Einrichtungen als Café-Restaurants mit den dazugehörigen Großküchen-, Wäscherei- und Reinigungsbetrieben. Die carpe diem Gesellschaften beschäftigen ca. 3.500 Mitarbeiter - darunter über 200 Auszubildende.
Vergangenes Jahr auf der Altenpflegemesse in Nürnberg besuchte der IT-Leiter auch den Stand von voize, um nach dem Status Quo zu fragen. „Dort war eine klassische Start-up-Atmosphäre“, sagt er. Wichtiger aber noch: „Sie konnten mich in zehn Minuten überzeugen.“ Ein erstes Projekt in Velbert und eine ausgiebige Pilotphase folgten.
Benutzerfreundlich und extrem hilfreich – eine echte Innovation
Seither sind weder Stift noch Notizen in den Händen des Pflegepersonals, sondern ein Handy. Schon beim Besuch der Bewohner dokumentieren sie alles Notwendige – und voize überträgt sämtliche Daten automatisch an Vivendi.
Vivendi hat einen anderen Ansatz, ist komplexer und dahingehend deutlich aufwendiger in der Erfassung der Daten – viele Wechsel zwischen Bildschirmen und dem Drücken von Tasten. Das braucht Zeit, und Pflegepersonal ist nicht immer IT-affin. Gebraucht wird Vivendi jedoch nach wie vor. voize kann nur funktionieren, weil Vivendi die Daten im Hintergrund bereitstellen. Ohne Vivendi würde es voize nicht geben.
Die beiden Systeme ergänzen sich und sind unterm Strich ein perfektes Team. Nicht alles lässt sich am kleinen Handybildschirm machen. Planungstätigkeiten etwa brauchen eher ein großes Display. Das, was am Handy geht, geht jedoch deutlich schneller. voize zieht Software-Updates von Vivendi regelmäßig nach. Was sich verändert und verbessert hat, wird den Anwendern gleich nach dem Update übersichtlich dargestellt.
Vom Gekritzel auf der Hand zur
Übersicht auf dem Mobilgerät -
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Die Art, wie die Software durch den Arbeitstag führt, kommentieren die Mitarbeitenden mit: „Endlich eine Software, die sich in die Pflege einfügt und nicht das Personal in die Software.“ Die Schlüsselfunktion dafür sei das Sprachverständnis“, sagt Marc Urban. „Man kann in natürlicher Sprache sprechen, die App interpretiert die Daten direkt und ordnet diese der Pflegedoku zu. So eine Innovation habe ich mir für die Digitalisierung der Pflege gewünscht!“
Er demonstriert es im Schulungsmodus für den Beginn einer Schicht. Nach der Anmeldung sieht er sofort eine Liste mit Bewohnern, Zimmernummer, anstehenden Aufgaben und zusätzlichen Informationen aus den Schichten davor. „Sturz um 5.24 Uhr“ oder „Wundversorgung erforderlich“ steht dort farblich unterlegt. Aber auch „War zu aufgeregt für das Frühstück“ und „Die Familie war zum Geburtstag feiern da.“ Bei Schichtbeginn haben die Pfleger so direkt eine Übersicht, was dringend, was wichtig und was Routine ist.
25 Sekunden – den Rest macht die App
Routine ist zum Beispiel die tägliche Medikation. Sie wird bereits zum Bewohner aufgelistet und kann mit einem schnellen Klick auf die Checkbox abgehakt werden. Für Komplexeres, wie etwa die Lagerung, zeigt die App eine Auswahl an. „Schon ohne Sprache ist es für Routineaufgaben sehr schnell und einfach“, kommentiert Urban und schreitet zur Spracheingabe. Die App bekommt folgende Information: „Frau Heise wurde im Bad versorgt und die trockene Haut eingecremt. Sie hat heute mehr Unterstützung benötigt. 100 Milliliter Wasser getrunken. Lagerung im Bett um 30° rechts durchgeführt. Temperatur 36,5, Blutdruck 150 zu 70, Gewicht 55 kg.“
Aus 25 Sekunden Sprechdauer macht die App Folgendes: Sie erstellt einen Pflegebericht (akute Vorkommnisse, Erfolge/Misserfolge, Abweichungen). Sie hakt geplante Maßnahmen ab (bei der Lagerung mit Zeichnung) und schlägt Kategorien für ungeplante vor (hier zum Beispiel „Hautkontrolle“). Sie führt ein kontinuierliches Trinkprotokoll – statt Milliliter versteht sie auch Glas oder Tasse. Sie erfasst die Vitalwerte und stellt diese in einer Grafik im Zeitverlauf der vergangenen Tage dar. Darüber hinaus prüft sie auf Validität: Da für Frau Heise am Vortag 65 Kilo protokolliert sind, ordnet sie die heutigen 55 als Fehler bzw. als Versehen ein.
Satzzeichen, Dialekte und „Intelligenz“
„Ich kann auch pausieren, dann werden sogar die Satzzeichen angepasst“, sagt Marc Urban, nachdem er noch auf die Schnelle über die irrtümlichen 100 Milliliter eine 200 eingesprochen hat. „Und die Rechtschreibung ist immer korrekt.“ Es ist der App auch egal, ob sie auf Kölsch, Bayerisch oder mit polnischem Akzent gefüttert wird – sie versteht zahlreiche Abweichungen vom Hochdeutschen.
Voize profitiert davon, dass viele Nutzer täglich hineinsprechen oder -tippen. Denn, das ist eines der Merkmale einer künstlichen Intelligenz: Sie lernt mit jedem Eintrag dazu. Versteht die Software etwas nicht, fragt sie nach. Wird ein von ihr vorgeschlagener Wert korrigiert, arbeitet sie im Hintergrund. Schon beim nächsten Mal wird sie (noch) schlauer sein und zum Beispiel die wahrscheinlichste Aktion bereits als Vorschlag anzeigen. „Das Spannende ist, wie wenig Fehler sie dabei macht“, sagt Marc Urban.
Künstliche Intelligenz (KI) steht für Software- und Robotik-Systeme, die ein Verhalten zeigen, für das gemeinhin menschliche Intelligenz vorausgesetzt wird. Das heißt, sie sind in der Lage, abstrakt beschriebene Aufgaben zu lösen – ohne dass jeder Schritt vorab vom Menschen programmiert wurde. Eine allgemein als gültig anerkannte Definition zu KI gibt es nicht. Nicht zuletzt, weil es schwierig zu bestimmen ist, was überhaupt als „intelligent“ gilt.
Häufig werden die Begriffe KI und Algorithmen fälschlicherweise gleichgesetzt. Ein Algorithmus ist eine endliche Folge von Anweisungen, die zu einem bestimmten Ziel führt. Bei gleichen Eingaben bleibt auch das Ergebnis immer gleich – ähnlich einem Kochrezept. Zwar basiert auch Künstliche Intelligenz auf Algorithmen. Im Unterschied zu klassischen Algorithmen lernen diese Algorithmen aber laufend dazu – sei es in einem vom Menschen gesteuerten Training oder selbstständig. Grundlage für diesen Lernprozess ist eine große Menge an Daten, die dem KI-System als Wissensbasis dienen.
Quantität bringt Qualität
Bei 25 Sekunden oder noch kürzer bei Einzelwerten dokumentiert das Pflegepersonal nachweislich häufiger. „Je mehr Werte zu einem Bewohner vorliegen, desto besser kann ich planen und reagieren und Abweichungen erkennen“, sagt Urban. Auch die ins Haus kommenden Ärzte schätzen die App, weil sie ihnen sofort grafisch zeigt, wie beispielsweise die Vitalwerte oder der Blutzucker der vergangenen Tage verliefen, oder weil etwa eine Wundversorgung mit Fotos dokumentiert wurde.
Für die Schulungen der Mitarbeitenden braucht Marc Urban hingegen wenig Quantität. „Wir schulen und sofort danach geht es los“, sagt er „Da ist nichts Bürokratisches. Da plätschert nichts über Monate vor sich hin, sondern am nächsten Tag ist der Nutzen da.“ In einer eintägigen Präsenzveranstaltung wird vormittags das Leitungsteam abgeholt und nachmittags folgen die Mitarbeiterschulungen. Zum Ende des Tages arbeitet die erste Schicht bereits mobil. Keine lange Vorrede. Von Beginn an wird ausprobiert – und gestaunt. „Wir müssen keine Überzeugungsarbeit leisten“, so Urban. „Die Kollegen sind gut gelaunt, und wir brauchen keine Nachschulungen. Dafür gibt es Feedbackgespräche und voize-Coaches vor Ort für neue Mitarbeiter.
Anwendungszahlen sprechen für sich
Wie die App genutzt wird, kann der IT-Leiter über eine Statistikfunktion kontrollieren. Er zeigt die Woche einer Neueinführung: Ein ganz kleiner Ausschlag in der Statistik – das war die Schulung. Bereits am nächsten Tag sind über 1.700 Einträge aus dem Arbeitstag dokumentiert. Inzwischen ist voize an 12 Standorten eingeführt. Geplant ist, ein bis zwei Häuser pro Monat auszustatten. Im Herbst dieses Jahres soll dann das Projekt an alle 30 Standorten abgeschlossen sein.
Die hohen Benutzerzahlen zeigen nicht nur, wie benutzerfreundlich die App ist, sondern auch, dass sie einen klaren Nutzen für die Mitarbeitenden hat. Sie haben von heute auf morgen fast eine halbe Stunde mehr Zeit. Plötzlich haben sie eine Mittagspause zur freien Verfügung, und nach der Schicht ist auch tatsächlich Schicht. In den bereits angeschlossenen Häusern lässt sich bereits jetzt eine höhere Zufriedenheit mit der Arbeit feststellen.
Bewusste Entscheidung mit hoher Investition
Das innovative Projekt in Zusammenarbeit mit einem Start-up ist das größte IT-Projekt bei carpe diem seit zehn Jahren. Es ist eine Investition, um die Rahmenbedingungen im Alltag zu verbessern – mit hoher Investition. Es sind nicht nur die Firmen-Smartphones für alle Mitarbeitenden sowie die Lizenzen für die Software. Die mobile Anwendung erfordert eine erhebliche Aufrüstung der WLAN-Infrastruktur „Allein dafür ist ein ordentlicher Invest nötig“, sagt der IT-Leiter.
Die Mobiltelefone sind leistungsstarke Geräte mit Security Features, da es um persönliche Gesundheitsdaten geht, die schützenswert sind. Die KI liegt auf einem Server in Deutschland. Die Berechnung der Daten erfolgt lokal auf dem Mobiltelefon und nicht in der Cloud. Durch die Speicherung auf dem Handy sind die Daten der Bewohner nicht nur sicher, sondern die Arbeit kann auch weiterlaufen, wenn die Internetverbindung mal nicht zur Verfügung steht.
Die Entscheidung wollte sorgfältig überlegt sein. „Es war allen klar, dass etwas getan werden muss“, sagt Marc Urban. „Die Pflegedokumentation geht konsequent nach oben. Entbürokratisierung hat nie funktioniert.“ Von den Pflegekassen gibt es keinerlei Refinanzierungsangebote, obwohl die gewonnene Zeit den Bewohnern und der Qualität der Pflege zugutekommt. Anders zum Beispiel im österreichischen Kärnten. Das Bundesland hat verkündet, dass es für alle Seniorenheime 60 bis 80 Prozent der Kosten als Pauschale unbürokratisch und monatlich refinanzieren wird.
Der Einwurf, dass durch die gesparte Zeit Personal abgebaut und dadurch Kosten gespart werden könnten, zieht nicht. Die Pflegefachkraftquote ist vorgeschrieben, das Personal muss vorgehalten werden und kann nicht abgebaut werden – so man das denn überhaupt als sinnvoll ansehen würde. „Die Maßnahme ist rein für die Mitarbeitenden und die Bewohner“, so Urban. „Wirtschaftlich haben wir dadurch keine Vorteile.“
Ein Zeichen gesetzt
Daher ist es ein mutiger Schritt der Geschäftsführung, sich für die Innovation zu entscheiden und sie konsequent einzuführen. Die Mitarbeitenden danken es jetzt bereits täglich. Die Bewohner auch. Die Qualität der Dokumentation ist deutlich gestiegen und dient allen Beteiligten. Urban freut sich, nun endlich den bürokratischen und von Pflegenden wenig geliebten Dokumentationsprozess deutlich attraktiver gestaltet zu haben. Im vom Fachkräftemangel geplagten Pflegebereich ein nicht zu unterschätzender Aspekt. Mittel- und langfristig könnten auch die Effekte auf Betriebsklima, Fluktuation, Krankenstand und Belegungszahlen betrachtet werden. Unterm Strich geht es aber auch um etwas, das häufig erst nachrangig eine Rolle spielt: um eine Investition für Menschen und für die Gesellschaft.
Autorin: Karin Grnewald
Fotos und Screenshots: carpe diem
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